Умение правильно распоряжаться временем

Сегодня, когда развитие науки и техники идет семимильными шагами, скорость и точность цениться еще больше. Один из важнейших навыков в бизнесе на данный момент является тайм-менеджмент - умение правильно распоряжаться временем. Ведь если человек не умеет управлять своим временем, то как он может управлять крупным бизнесом или деятельностью своих подчиненных?

К сожалению, очень многие не умеют контролировать себя и рассчитывать свое время.

Умение правильно распоряжаться временем
Умение правильно распоряжаться временем

Главные вопросы

Для того, чтобы этому научиться, начните с малого – просто честно ответьте на несколько вопросов:

- Вы умеете обращаться со своим временем?

- Вам его всегда хватает?

- Время много значит для вас, или вы используете его как неистощимый ресурс?

- У вас осталось много времени?

Ответив на эти легкие вопросы искренне, вы уже сделали свой первый шаг к тому, чтобы научиться контролировать свое время.

А теперь скажите: какой из этих вопросов наиболее вас озадачил, и удовлетворяют ли вас ваши ответы?

Часто ли в своей жизни вам приходится сталкиваться с проблемой нехватки времени? Бывает так, что вы исчерпали свой лимит времени, а задание так и не выполнили? Замечаете ли вы на себе действие поговорки «Время утекает как вода»? Часто ли вас удивляет то, как быстро пробежало время? Если на все эти вопросы вы ответили утвердительно, то не пора ли вам задуматься над тем, чтобы изменить ситуацию и научиться самому распоряжаться временем, а не просто следить за тем, как оно распоряжается вами? Научившись контролировать время – вы научитесь контролировать свою жизнь, станете работать намного эффективней, продуктивней и меньше. За отведенное время вы будете успевать сделать больше, а свободные часы использовать по своему усмотрению.

Главные вопросы
Главные вопросы

Вступаем в бой

Если вы решились вступить в схватку со временем, для начала нужно изучить, какие проблемы мешают вам самостоятельно его контролировать. Выберите из этого списка то, что касается именно вас.

1. Неумение правильно поставить перед собой цель.

2. Неумение самодисциплинироваться.

3. Неумение правильно расставлять приоритеты.

4. Попытки делать слишком много дел одновременно.

5. Отсутствие планирования рабочего дня.

6. Неумение самоорганизовываться, наводить порядок в делах и на рабочем столе.

7. Отсутствие мотивации – вас не устраивает ваша работа.

8. Бесчисленные телефонные звонки и разговоры во время рабочего процесса.

9. Бесчисленные посетители.

10. Частый поиск нужной информации в кипе ненужных бумаг.

11. Поспешность.

12. Неумение доводить дела до конца.

13. Частое отвлечение на посторонние дела, шум в рабочей среде.

14. Слишком много ненужного общения в рабочее время.

15. Множество различных ненужных записей среди деловой информации.

16. Болтовня.

17. Постоянное откладывание дел.

18. Несвоевременная или неточная информация.

Из этого списка выберите свои варианты и запишите их отдельно. Можно даже составить такую табличку:

- Мои проблемы;

- Причины их существования в моей жизни;

- Как я могу бороться с этими проблемами.

Например, если ваша проблема звучит как «неумение самоорганизовываться, наводить порядок в делах и на рабочем столе», то нужно иметь в виду, что в итоге она может привести к потере репутации, уважения партнеров и коллег. Неряшливость в делах не способствует не только правильному распоряжению временем, но и доверия к такому человеку не вызывает. Такому работнику страшно поручать важные дела, поэтому ваш карьерный рост может быть под угрозой. А идеальный порядок в бумагах и на столе поможет вам меньше времени тратить на поиск нужной информации и заставит окружающих вас уважать.

Бесчисленные телефонные звонки и разговоры во время рабочего процесса не только отвлекают от работы вас, но и раздражают ваших коллег, начальство. А это тоже не может стимулировать окружающих хорошо к вам относиться. Если звонки раздаются во время важных переговоров или совещаний, это совсем не поднимает ваш авторитет. На этот случай существует важное правило этикета, что ваш телефон должен быть в таких случаях отключен. Если же вам часто звонят по работе, то стоит запомнить некоторые правила поведения в случаях, если в это время вы ведете важные переговоры с клиентами:

- Обязательно извинитесь и принимайте звонок только в крайних случаях.

- Говорите очень кратко или попросите перезвонить позже.

- Можете попросить номер телефона и сказать, что перезвоните сами.

- Попросите звонящего подождать у телефона.

- Лучше всего не поднимать трубку, это вызовет у вашего клиента симпатию и расположение к вам.

Неумение правильно поставить перед собой цель не дает вам возможности достичь ее. Ведь не имея цели, нельзя к ней приблизиться. Это очень важная и сложная проблема, с которой вы обязательно должны бороться, если хотите достичь успеха в делах и научиться контролировать свое время.

Болтовня. Если у вас именно эта проблема – вам обязательно нужно отнестись к ней серьезно. Ведь ненужная личная болтовня во время трудового процесса очень разлагает дисциплину и приводит к множеству проблем. Отрываясь на ненужные разговоры, вы можете потерять нить сложного процесса, и иногда работу приходится начинать сначала. Упущенное время вам никто не сможет компенсировать, так что оставьте свои личные дела на свободное время и с головой погрузитесь в работу.

Вступаем в бой
Вступаем в бой

Распорядок дня

Выработайте свои личные правила самоорганизации. Пусть они будут такими, которые не покажутся вам слишком сложными и будут вас устраивать, при этом правильно организовывая ваше время. Разрабатывая такие правила, учитывайте специфику своей работы и свои личные предпочтения. Например, кому-то легче работать с утра, а кто-то предпочитает поспать подольше, а работать допоздна.

Вам в помощь некоторые наши советы по организации распорядка дня:

- Начните день с позитива.

- Сначала решите легкую задачу.

- Составьте график и каждый день начинайте работать в одно время.

- Обязательно завершайте все начатые дела, и только потом переходите к следующим.

- Не рассеивайтесь на все второстепенные задачи.

- Делайте перерывы на отдых, но отводите для этого заранее установленное вами время.

- Личные дела оставляйте на свободное время.

- Делайте все размеренно и спокойно.

- Уже сегодня составьте план на завтра и так каждый день.

- Никогда не оставляйте на завтра то, что можно сделать сегодня.

- Заканчивайте трудовой процесс вовремя и идите домой с хорошим настроением, оставляя работу на работе, даже если иногда это будет сложно.

Распорядок дня
Распорядок дня

Берегите свое время – из него состоит вся ваша жизнь.